Архивы и документы

Архивное хранение документов зачастую становится камнем преткновения для многих организаций. Ведь согласно требованьям федерального закона, срок хранения некоторых видов документов может достигать 75 лет. Кроме того храниться архивный документ должен не только в электронном виде, но и в бумажном.

Чаще всего в офисе нет условий для хранения бумажных архивных  документов, особенно если организация работает не один год. Вот и стоит она перед дилеммой,  как организовать хранение архивов с наименьшими затратами.

Преимущества аренды на складе

Преимущества выездной аренды

Варианты хранения документов и архивов

Сохранностью документации должен заниматься руководитель организации, так как именно он несет личную ответственность перед законом. Ни один документ не должен потеряться, так как он в любе время может быть затребован государственными службами. Поэтому первой задачей руководителя является делегирование сотруднику обязанностей по архивации, сортировке и обработке документов и составление описей. Когда архив будет готов, можно подумать о вариантах хранения, на самом деле их не так много, так как архивное хранение документов требует определенных условий.

1. Аренда дополнительного помещения рядом с офисом. Кроме того понадобится несгораемый шкаф или сейф.
2. Передать документы федеральному, местному или частному архивному хранилищу. В этом случае каждый архивный документ должен быть размещен в соответствующий короб, так как хранить бухгалтерскую, внутреннюю, кадровую и прочую документацию необходимо отдельно.
3. Аренда охраняемого контейнера и организация в нем архивного хранилища.

Как выглядят наши контейнеры?